Kişisel Veri İşleme Envanteri Ve Kişisel Verilerin Korunması Hakkında Politika

KUTAY MOTORLU ARAÇLAR TURİZM TAŞIMACILIK İNŞAAT AKARYAKIT SANAYİ VE TİCARET ANONİM ŞİRKETİ Kişisel Veri İşleme Envanteri Ve Kişisel Verilerin Korunması Hakkında Politika

İÇİNDEKİLER
KUTAY MOTORLU ARAÇLAR TURİZM TAŞIMACILIK İNŞAAT AKARYAKIT SANAYİ VE TİCARET ANONİM ŞİRKETİ
KİŞİSEL VERİ İŞLEME ENVANTERİ VE KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI HAKKINDA POLİTİKA
GİRİŞ
A. POLİTİKANIN HAZIRLANMA AMACI VE KAPSAMI
B. TANIMLAR VE KISALTMALAR
C. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN GENEL İLKELER
a.) Hukuka ve dürüstlük kuralına uygunluk
b.) Doğruluk ve güncellik
c.) Belirli, açık ve meşru amaçlarla işleme
d.) Verileri işlendikleri amaç ile bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olarak işleme
e.) Mevzuat hükümleri ile öngörülen veya işlenme amacının gerektirdiği süre ile sınırlı olarak işleme
D. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME ŞARTLARI
1. Kişisel Verilerin İşlenmesi Şartları
2. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi Şartları
E. KİŞİSEL VERİLERİN TOPLANMASI VE İŞLENMESİ YÖNTEMİ
1. Veri Kategorizasyonu
2. Kişisel Veri Konusu Kişi Gruplarında Yer Alan Kişisel Veri Sahiplerinin Kişisel Verilerinin Toplanması ve İşlenmesinin Amaçları
2.1. Müşterilere Ait Kişisel Veriler Bakımından
2.2. Ziyaretçilere Ait Kişisel Veriler Bakımından
2.3. İş ve Çözüm Ortaklarına Ait Kişisel Veriler Bakımından
2.4. Çalışan Adaylarına Ait Kişisel Veriler Bakımından
2.5. Çalışanlara Ait Kişisel Veriler Bakımından
F. KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASINA İLİŞKİN İLKELER
1. : KUTAY’ e bağlı kurum ve kuruluşları ile iş ortakları
2. KUTAY tedarikçi/kiracı/ taşeronları
3. KUTAY hissedarları
4. KUTAY yetkilileri
5. Hukuken bilgi almaya yetkili kamu kurum ve kuruluşları
6. Hukuken bilgi almaya yetkili özel hukuk tüzel kişileri
G. KİŞİSEL VERİLERİN YURTDIŞINA AKTARILMASI
1. Kişisel Verilerin Yurtdışına Aktarılması
2. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Yurtdışına Aktarılması
H. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASI
I. KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINA İLİŞKİN ALINAN TEDBİRLER
1. Teknik Tedbirler
2. İdari Tedbirler
3. Kişisel Verilerin Korunması Konusunda Alınan Tedbirlerin Denetimi:
İ. VERİ SORUMLUSUNUN AYDINLATMA YÜKÜMLÜLÜĞÜ
J. KUTAY’ İN BAŞVURULARA CEVAP VERMESİ
1. KUTAY’ in Başvurulara Cevap Verme Usulü ve Süresi
2. KUTAY’ in Başvuruda Bulunan Kişisel Veri Sahibinden Talep Edebileceği Bilgiler
3. KUTAY’ in Kişisel Veri Sahibinin Başvurusunu Reddetme Hakkı
K. KİŞİSEL VERİ SAHİBİNİN HAKLARI
L. REVİZYON VE YÜRÜRLÜKTEN KALDIRMA
M. YÜRÜRLÜK
N. YÜRÜTME
KUTAY MOTORLU ARAÇLAR TURİZM TAŞIMACILIK İNŞAAT AKARYAKIT SANAYİ VE TİCARET ANONİM ŞİRKETİİLETİŞİM BİLGİLERİ 17

GİRİŞ
Kutay Motorlu Araçlar Turizm Taşımacılık İnşaat Akaryakıt Sanayi ve Ticaret Anonim Şirketi(bundan böyle “KUTAY” olarak ifade edilecektir) “Salihpaşalar mah. Köyiçi sk. No: 229 Menteşe/ Muğla” merkezinde yer almaktadır.
KUTAY, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Hakkında Kanun (bundan böyle “KVK Kanunu’’ olarak ifade edilecektir) kapsamında veri sorumlusu tüzel kişidir.
Kişisel veri sahipleri, kişisel verileri aşağıda belirtilen amaçlar dâhilinde 6698 sayılı KVK Kanunu ve KUTAY´in tabi olduğu sair mevzuat hükümleri gereğince kişisel verileri toplanan, işlenen ve aktarılan gerçek kişilerdir.
KUTAY, kişisel verilerin güvenliği hususuna azami hassasiyet göstermektedir. Bu bilinçle kişisel veri sahiplerinin kişisel verileri, 6698 sayılı KVK Kanunu, Kanun’un ikincil düzenlemelerini teşkil eden sair mevzuata uygun olarak işlenmekte ve saklanmaktadır.

A. POLİTİKANIN HAZIRLANMA AMACI VE KAPSAMI
07.04.2016 tarihli ve 29677 sayılı Resmi Gazete’ de yayımlanan 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununa ve ilgili yasal düzenlemelere uyum sağlanması amacıyla, KUTAY tarafından benimsenen ve uygulanacak olan usul ve esaslar, veri sorumlusunun aydınlatma yükümlülüğü kapsamında, işbu Politika ile düzenlenmiştir.
İşbu Politika ile KUTAY tarafından KVK Kanunu’na uyum için aşağıda açıklanacak olan temel ilkeler çerçevesinde getirilecek düzenlemelerin KUTAY bünyesinde hissedarlar, yetkililer, çalışanlar ve iş ortakları tarafından etkin bir şekilde uygulanması amaçlanmaktadır.
İşbu Politika ile öngörülen temel düzenlemeler doğrultusunda KUTAY’ in işleyişi içerisinde kişisel verilerin işlenmesi ve korunması bakımından her türlü idari ve teknik tedbir alınacak, gerekli iç prosedürler oluşturulacak, farkındalığın yükseltilmesi için gerekli tüm eğitimler yapılacaktır. Hissedarlar, yetkililer, çalışanlar ve iş ortaklarının KVKK süreçlerine uyumları için gerekli tüm tedbirler alınarak uygun ve etkin denetim mekanizmaları kurulacaktır.
İşbu Politika, tüm bu süreçlerde gözetilecek temel ilkeleri ve KVK Kanunu ile getirilen düzenlemeler uyarınca iç işleyişin yönlendirilmesi için KUTAY’ in yükümlülüklerini düzenlenmektedir. KVK Kanunu ve ilgili mevzuat çerçevesinde oluşturulacak iç prosedürler ile KUTAY’ in kişisel verilerin korunması hususunda gerçekleştireceği uyum faaliyetleri düzenlenecektir. KUTAY’ in tüm çalışanları görevlerini yerine getirirken işbu Politika ile getirilen düzenlemeler ile KVK Kanunu ve ilgili tüm diğer mevzuat hükümlerine uygun hareket etmekte yükümlüdür.
İşbu Politika’ya ve ilgili mevzuat hükümlerine uyulmaması halinde, mevzuat hükümleri ile öngörülen cezai ve hukuki sorumluluğun yanında, KUTAY’ de, olayın mahiyetine göre, iş hayatını düzenleyen mevzuat çerçevesinde akdin haklı nedenle feshine kadar gidebilecek olan yaptırımlar uygulanacaktır.

B. TANIMLAR VE KISALTMALAR
Açık Rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rızayı ifade eder.
İlgili Kullanıcı: Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişilerdir.
Veri Sahibi / İlgili Kişi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişi.
Veri Sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişi.
Kanun / KVKK: 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu.
Yönetmelik: Veri Sorumluları Sicili Hakkında Yönetmelik
Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi.
Özel Nitelikli Kişisel Veri: Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri.
Kişisel Verilerin İşlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem.
Kayıt Ortamı: Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortam.
İmha: Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi.
Periyodik İmha: Kanun’da yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla re’sen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi.
Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi: Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesi.
Kişisel Verilerin Silinmesi: Kişisel verilerin silinmesi; kişisel verilerin İlgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi.
Kişisel Verilerin Yok Edilmesi: Kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemi.
Kurul: Kişisel Verileri Koruma Kurulu

KVK Kanunu kapsamında KUTAY veri sorumlusu sıfatını haiz olacak olup VERBİS sistemine kayıt olacaktır. Yönetmelik’in 11inci maddesinin 1inci fıkrasında “Türkiye’de yerleşik olan tüzel kişilerin Kanun kapsamındaki veri sorumlusu yükümlülükleri, ilgili mevzuat hükümlerine göre tüzel kişiliği temsil ve ilzama yetkili yetkili organ veya ilgili mevzuatta belirtilen kişi veya kişiler marifetiyle yerine getirilir. Tüzel kişiliği temsile yetkili organ Kanunun uygulanması bakımından yerine getirilecek yükümlülükler ile ilgili olarak bir veya birden fazla kişiye görevlendirebilir” şeklinde düzenleme yapılmıştır.
Yönetim Kurulu tarafından TTK’ nın ilgili maddeleri uyarınca sınırları belirlenmiş olarak şirketin yönetim ve temsili verilen kişiler TTK, TBK ve TCK kapsamında kendi yetki sınırları dâhilinde gerçekleşen işlem ve eylemlerden sorumludur. Özellikle kollukta, savcılıklarda, kamu kurumlarında ve mahkemelerde şirketi temsil etme ile ifade vermeye yetkili olarak seçilmişlerdir.
Her bir departmanın Direktörü, departmanlardaki İlgili Kullanıcı’ların Kanun ve Yönetmelik çerçevesinde hazırlanan işbu Politika ve İmha Politikası’na uygun davranıp davranmadığını denetlemek ve Yönetim Kurulu’na raporlamakla yükümlü olacaktır.

C. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN GENEL İLKELER
KUTAY, KVK Kanunu’nun 4. maddesi doğrultusunda işbu Politika kapsamında kalan kişisel verileri aşağıdaki ilkelere uygun işleyeceğini kabul etmektedir:

a.) Hukuka ve dürüstlük kuralına uygunluk
KUTAY veri sorumlusu sıfatı ile ve basiretli bir tacir olarak Anayasa ve KVK Kanunu başta olmak üzere yürürlükte olan ve yürürlüğe girecek olan tüm mevzuat hükümlerine uygun olarak ve Medeni Kanun’un 2. maddesi ile öngörülen dürüstlük kuralına uygun bir biçimde kişisel veri işleme faaliyetlerini yürüteceğini kabul etmektedir.

b.) Doğruluk ve güncellik
KUTAY kişisel verilerin işlenmesi faaliyetlerinde, tekniğin elverdiği ölçüde kişisel verilerin doğruluk ve güncelliğinin sağlanması için gerekli tüm tedbirleri almaktadır. İlgili kişinin veri sorumlusu sıfatı ile KUTAY’ e bildireceği talepler ve KUTAY’ in bizzat gerekli göreceği durumlar doğrultusunda, hatalı veya güncel olmayan kişisel verilerin düzeltilmesi ve doğruluğunun denetlenmesi için KUTAY tarafından kurulan idari ve teknik mekanizmalar işletilecektir.

c.) Belirli, açık ve meşru amaçlarla işleme
KUTAY tarafından kişisel veriler, ilgili mevzuat hükümlerinin gereklilikleri ile sunulan veya sunulacak olan hizmetlerle sınırlı olarak hukuka uygun biçimde işlenmekte olup kişisel verilerin işlenme amacı verilerin işlenmeye başlanmasından önce açık ve kesin olarak belirlenmektedir.

d.) Verileri işlendikleri amaç ile bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olarak işleme
KUTAY tarafından kişisel veriler işlenme amaçları ile bağlantılı ve sınırlı olarak ve bu amacın gerçekleşmesi için gerektiği ölçüde işlenmektedir. Bu kapsamda verilerin işlenme amacı ile ilgili olmayan ve ihtiyaç duyulmayan kişisel verilerin işlenmesinden kaçınılması temel esastır.

e.) Mevzuat hükümleri ile öngörülen veya işlenme amacının gerektirdiği süre ile sınırlı olarak işleme
Kişisel veriler, ilgili mevzuat hükümleri ile öngörülen süreler doğrultusunda veya verilerin işlenme amacının gerektirdiği süre boyunca muhafaza edilmektedir.
Mevzuat hükümleri ile öngörülen sürenin sonunda veya verilerin işlenme amacının gerektirdiği sürenin sonunda kişisel veriler KUTAY tarafından silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir. Verilerin gerekli sürenin sonunda muhafaza edilmesinin önlenmesi için gerekli idari ve teknik tedbirler alınacaktır.

D. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME ŞARTLARI
KVK Kanunu ile kişisel verilerin işlenme koşulları düzenlenmiş olup, KUTAY tarafından kişisel veriler aşağıda belirtilen söz konusu koşullara uygun olarak işlenmektedir.
1. Kişisel Verilerin İşlenmesi Şartları
KVK Kanunu’nda sayılan istisnalar dışında, KUTAY ancak veri sahiplerinin açık rızasını temin etmek suretiyle kişisel veri işlemektedir.
Kanun’da sayılan aşağıdaki hallerin varlığı durumunda ise, veri sahibinin açık rızası olmasa dahi kişisel veriler işlenebilmektedir:
Kanunlarda açıkça öngörülmesi,

Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması,
Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması.
Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,
Veri sahibinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması,
Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,
Veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması.

2. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi Şartları Veri sahipleri açısından korunmasının çeşitli açılardan daha kritik önem teşkil ettiğine inanılan özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesinde ise KUTAY tarafından özel hassasiyet gösterilmektedir. Bu kapsamda, Kurul tarafından belirlenen yeterli önlemlerin alınması şartıyla bu tür veriler, veri sahiplerinin açık rızası olmaksızın işlenmemektedir.
Ancak, sağlık ve cinsel hayat ile ilgili veriler dışındaki özel nitelikli kişisel veriler, kanunlarda öngörülen hallerde veri sahibinin açık rızası olmaksızın da işlenebilmektedir. Bununla beraber, sağlık ve cinsel hayata ilişkin veriler ise yeterli önlemlerin alınması şartıyla ve aşağıda sayılan sebeplerin varlığı halinde açık rızası alınmaksızın işlenebilmektedir:

Kamu sağlığının korunması,
Koruyucu hekimlik,
Tıbbî teşhis,
Tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi,
Sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi.

E. KİŞİSEL VERİLERİN TOPLANMASI VE İŞLENMESİ YÖNTEMİ
KUTAY, KVK Kanunu’na uygun olarak ve Yönetmelik’in 5inci,7inci,9uncu ve 10uncu maddesi kapsamında düzenlenmesi ve aşağıda yer alan bilgileri içermesi zorunlu olan Kişisel Veri İşleme Envanteri’ ne dayalı olarak gerçek kişilere ait kişisel verileri işlemektedir.
İşbu Politika’da ayrıca Kişisel Veri İşleme envanteri başlığına yer verilmemiş olsa da işbu başlık ve takip eden başlıklarda aşağıdaki bilgilerin yer alması halinde ilgili maddeler “Kişisel Veri İşleme Envanteri” hükmünde sayılacaktır.

Kişisel veri işleme amaçları,
Veri kategorisi
Verilerin aktarıldığı alıcı grubu veya alıcı grupları
Veri konusu kişi grupları
Veri kategorisi ile veri konusu kişi gruplarının ilişkilendirilmesi
Yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel veriler
Veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirler
Kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami süre
1. Veri Kategorizasyonu

Kimlik Bilgisi: Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; kişinin kimliğine dair bilgilerin bulunduğu verilerdir; ad-soyad, T.C. kimlik numarası, uyruk bilgisi, anne adı-baba adı, nüfusa kayıtlı olduğu yer ve diğer nüfus bilgileri, doğum yeri, doğum tarihi, cinsiyet, medeni durum gibi bilgileri içeren ehliyet, nüfus cüzdanı ve pasaport gibi belgeler ile vergi numarası, SGK numarası, imza bilgisi vb. bilgiler

İletişim Bilgisi: Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; telefon numarası, adres, e-mail adresi, faks numarası, IP adresi gibi bilgiler

Bireyleri ve Yakın Bilgisi: Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; KUTAY tarafından yürütülen faaliyetler çerçevesinde, kişisel veri sahibinin aile bireyleri (ör. eş, anne, baba, çocuk), yakınları ve acil durumlarda ulaşılabilecek diğer kişiler hakkındaki bilgiler)

Güvenlik Bilgisi: Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; fiziksel mekâna girişte, fiziksel mekânın içerisinde kalış sırasında alınan kayıtlar ve belgelere ilişkin kişisel veriler; kamera kayıtları, taşıt plaka bilgileri, güvenlik noktasında alınan kayıtlar, telefon aramalarında alınan ses kayıtları vb.

Finansal Bilgi: Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; KUTAY’ in kişisel veri sahibi ile kurmuş olduğu hukuki ilişkinin tipine göre değişkenlik gösteren bilgi, belge ve kayıtlara ilişkin işlenen finansal kişisel veriler ile banka hesap numarası, banka hesap bilgileri,(IBAN no, hesap sahibi vb.) kredi kartı bilgisi vb. ve çalışanlara ilişkin finansal ve maaş detayları, bordrolar, prim hak edişleri, prim tutarları, icra takip dosyalarına ilişkin dosya ve borç bilgileri, banka hesap cüzdanı, asgari geçim indirimi bilgisi, özel sağlık sigortası tutarı vb. bilgiler.

Özlük Bilgisi: Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; KUTAY ile çalışma ilişkisi içerisinde olan gerçek kişilerin özlük haklarının oluşmasına temel olacak ve özlük dosyasında yer alması kanunen zorunlu tutulan bilgiler (Öğrenim durumu, sertifika ve diploma bilgileri, yabancı dil bilgileri, eğitim ve beceriler, CV, aldığı kurslar, İzin kıdem baz tarihi, izin kıdem ilave gün, izin grubu, çıkış/dönüş tarihi, gün, izine çıkış nedeni, izinde bulunacağı adres/telefon, pozisyon adı, departmanı ve birimi, unvanı, son işe giriş tarihi, işe giriş çıkış tarihleri, sigorta giriş/emeklilik, sosyal güvenlik no, esnek saatlerde çalışma durumu, seyahat durumu çalışma gün sayısı, çalıştığı projeler, aylık toplam mesai bilgisi, kıdem tazminatı baz tarih, kıdem tazminatı ilave gün, grevde geçen gün, çalışan internet erişim logları, giriş çıkış logları elde edilmesine yönelik işlenen her türlü kişisel veri ve çalışanın bulunduğu pozisyonda ilerleyebilmesi için gerekli olan performans, eğitim ve beceriler, hangi tarihte hangi eğitimi aldığı bilgisi, e-posta, imzalı katılım formu, müşteri ile görüşme kalite değerlendirme formu, aylık performansının değerlendirilmesi ve hedef gerçekleştirme durumu, aktivite) bilgileri.

Özel Nitelikli Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; KVK Kanunu’nun 6. maddesinde belirtilen veriler (ör. kan grubu da dâhil sağlık verileri, biyometrik veriler, din ve üye olunan dernek bilgisi gibi)

Talep ve Şikâyet Yönetimi Bilgisi: Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; KUTAY’ e yöneltilmiş olan her türlü talep veya şikâyetin alınması ve değerlendirilmesine ilişkin kişisel veriler

Özgeçmiş Bilgisi: Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; çalışan ve stajyer adayları tarafından iletilen özgeçmiş belgesinde yazan ya da KUTAY tarafından talep edilen ya da taraflarca verilen eğitim bilgileri, eğitime ilişkin okul bilgileri, sertifika bilgileri, eğitim durumu ve eğitimler hakkındaki bilgileri, iş deneyimlerine ilişkin yer, tarih ve süre bilgileri, daha önce çalıştığı iş ve göreve ilişkin bilgiler, çalışma deneyimlerine ilişkin her türlü bilgiler, fotoğraf, sürücü belgesi ve sürücü belgesinde yazılı bulunan bilgiler, referanslar ve referanslara ilişkin bilgiler.

Ziyaretçi Bilgisi: Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; KUTAY’ e gelen ziyaretçilerin adı, soyadı, ziyaret saatleri, var ise araç plakası, ziyaret edilen kişi ve sair bilgiler.

2. Kişisel Veri Konusu Kişi Gruplarında Yer Alan Kişisel Veri Sahiplerinin Kişisel Verilerinin Toplanması ve İşlenmesinin Amaçları
KUTAY hissedar ve yetkililerinin kişisel verilerini, Türk Ticaret Kanunu, Vergi Usul Kanunu, İş Kanunu ve ilgili sair mevzuattan kaynaklanan yasal yükümlülükleri çerçevesinde Giriş kısmında yazılı olan faaliyetlerin gerçekleştirilebilmesi amacıyla işlemektedir. İşbu kişisel veriler resmi kurumlarda KUTAY’ e ilişkin olarak tutulan kayıtlardan, şirket genel kurul ve yönetim kurulu toplantı tutanaklarından, şirketin kurumsal ve yönetim süreçlerine ilişkin tutulan evraklardan elde edilmektedir.
KUTAY’ ait bağımsız bölümlerde kira sözleşmesi çerçevesinde faaliyetini sürdüren kiracıların yetkili gerçek kişilerine ait veri kategorisinde yer alan verilerini; taraflar arasında bulunan kira sözleşmesinin ifasının sağlanabilmesi, şirketin genel güvenliğinin ve düzeninin sağlanmasında veri sorumlusunun üzerine düşen yükümlülük nedeniyle tüm kiracıların kurallara uygun davranmasının sağlanması ve sözleşmelerde yer alan yükümlülüklerin ihlali halinde sözleşmeye uygun ifanın sağlanabilmesi için ihtarnameler çekilebilmesi, icra ve dava yollarına başvurulabilmesi ve diğer tedbirlerin alınabilmesi amacıyla kaydeder.
KUTAY’ ait bağımsız bölümlerde bulunan kiracıların kişisel verileri kira sözleşmesi, zeyilnameler, ek sözleşmeler, protokoller, mail yazışmaları, kiracıların kendileri tarafından verilen kartvizitler aracılığı ile elde edilmektedir.
KUTAY, kendi faaliyet alanına ilişkin faaliyetlerinin yerine getirilmesine yardımcı olan tedarikçi ve taşeronların yetkili gerçek kişilerinin ve bu tedarikçi ve taşeronlar tarafından görevlendirilen gerçek kişi çalışanlarının görevlerini yerine getirip getirmediğini kontrol etmek ve şirketin faaliyetlerinin düzenini sağlamak amacıyla kaydeder. Tedarikçi ve taşeronların kişisel verileri, kendileri ile kurulan iletişim sonucu yollanan ve alınan e- mailler, yapılan telefon görüşmeleri ile kartvizit ve internet sitesi bilgilerinin aktarılması yoluyla elde edilmektedir.
KUTAY, bünyesinde çalışan personellerin ve stajyerlerin kişisel verilerini, SGK kaydının yapılabilmesi için, yürürlükteki İş Kanunu ve İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu’nun uygulamaları kapsamında kişilerin personel özlük dosyasında bulunması zorunlu evrakların tamamlanması amacıyla talep etmekte ve işlemektedir. İşbu kişisel veriler, işe giriş ve iş başvurusu aşamasında açık rızaları ile ilettikleri öz geçmiş, iş başvuru formları, aday havuzu hizmetleri veren insan kaynakları yazılım programlarının (Kariyer.net, LinkedIn gibi) sunduğu özgeçmiş görüntüleme yöntemleri, mülakat esnasında kendilerine sorulan ve rızaları ile yanıtladıkları sorulara verdikleri cevaplar aracılığıyla elde edilmektedir.
KUTAY, kendisine iş başvurusu yapan gerçek kişilerden kişisel verilerini, kişiyle işe alım sürecinde mülakat amaçlı iletişim kurmak ve mülakat sırasında kişinin nitelikleri ve deneyimleri ile işe alım yapılacak açık pozisyonun uyumlu olup olmadığını tespit etmek amacıyla talep etmekte ve işlemektedir. İşbu kişisel veriler, başvuru yapan kişilerin kendi açık rızaları ile öz geçmişlerini insan kaynakları departmanına yollamaları, mülakat esnasında kendi rızaları ile sorulan soruları yanıtlamaları ya da ilan yayınlama ve aday havuzu hizmetleri veren insan kaynakları yazılım programlarının (Kariyer.net, LinkedIn gibi) sunduğu özgeçmiş görüntüleme yöntemleri ile elde edilmektedir.
KUTAY, işbirliği içerisinde olduğu iş ortaklarının çalışanları ve yetkili gerçek kişilerinin verilerini iş ortaklığının kurulma amaçları çerçevesinde kaydetmektedir. Mal ve hizmet tedarikçilerinden temin edilen ve alışveriş merkezinin ticari faaliyetlerini yerine getirmek için gerekli hizmetlerin KUTAY’ e sunulmasının sağlanması ve bunun denetlenmesi amacıyla bu kişilerin kişisel verilerini kaydeder. İşbu kişisel veriler imzalanan sözleşmeler, gönderilen faturalar, cihaz teslim tutanakları, mail yazışmaları, telefon ve sair yollarla kurulan iletişim ile kartvizitlerden elde edilmektedir.
KUTAY’ in faaliyet gösterdiği yerleşkelere gelen tüm ziyaretçilerin plaka bilgileri, şikâyet ve talep formunda yer alan bilgileri, kimlik bilgileri şirketin faaliyet gösterdiği yerleşkenin güvenliğinin sağlanması amacıyla elde edilmektedir. Kişilerin talep ve şikâyetlerini iletmek için Call Center veya şirketin ilgili departmanlarını araması halinde, hizmet kalitesinin sağlanması amacıyla kişilerin ses kayıtları işlenmektedir. Bankoda, danışmada veya Wİ-Fİ giriş ekranında kişiler tarafından sağlanan veriler, hizmet kalitesinin sağlanması, faaliyetlerin yerine getirilmesi ve güvenlik sebepleriyle işlenmektedir. KUTAY yerleşkesini her ne sebeple olursa olsun ziyaret eden kişilerin görüntüleri 7/24 güvenlik kamera görüntüsü yöntemleri ile elde edilmektedir.

Bu doğrultuda;
2.1. Müşterilere Ait Kişisel Veriler Bakımından

Müşterilerin ad, soyad, TC kimlik numarası, pasaport veya geçici TC kimlik numarası, doğum yeri/tarihi, medeni hal, cinsiyet, işlem numarası ve sair müşteriyi tanımaya ve kimliğini teşhis etmeye yönelik kişisel verileri,
Yabancı uyruklu müşterilerin işlemlerinin tamamlanması için uçuş bilgileri, pasaport bilgileri, vize bilgileri, konaklama bilgilerine ilişkin kişisel verileri
İletişimin sağlanabilmesi amacıyla telefon, adres, e-posta adresi bilgileri,
Banka hesap numarası, IBAN adresi ve sair finansal verileri,
Herhangi bir şikayet, bildirim veya soru yöneltilmesi halinde bunların takibinin sağlanabilmesi ve gerekli süreçlerin yürütülebilmesi adına çağrı merkezleri ile yapılan görüşmelerde ses kayıtları, yazılı yolla iletişime geçilmesi halinde ilgili fiziki veya elektronik yazılı evraklar,
Randevu alımı ve bilgilendirmesinin gerçekleştirilebilmesi için iletişim bilgileri şirketimiz tarafından işlenebilecektir.

2.2. Ziyaretçilere Ait Kişisel Veriler Bakımından

Şirket içi düzen ve güvenliğin sağlanabilmesi amacıyla gerçekleştirilen kamera ile görüntüleme ve kayıt faaliyetleri çerçevesinde şirketimizi ziyaret eden kişilerin görüntüleri,
Herhangi bir uyuşmazlık/haksız fiil ve sair durumun ortaya çıkması ihtimalinde ilgili kişinin tespit edilebilmesi amacıyla, şirketi ziyaret sırasında imzalanan ziyaretçi formları ve şirket sisteminde tutulan ziyaretçi liste kayıtları ile ziyaretçi bilgileri işlenebilmektedir.

2.3. İş ve Çözüm Ortaklarına Ait Kişisel Veriler Bakımından
İş yeri güvenliğinin, ticari güvenliğin ve ekonomik güvenliğin sağlanabilmesi,
KUTAY tarafından sunulan hizmetlerin geliştirilebilmesi ve ürün memnuniyetinin sağlanabilmesi adına ilgili departmanlarımızca gerekli iş akış süreçlerinin yürütülebilmesi,
İş süreci kapsamında gerekli sözleşmelerin kurulabilmesi ve irtibat sağlanabilmesi,
Kanuni ve sözleşmesel yükümlülüklerin yerine getirilebilmesi amaçlarıyla kişisel verileriniz işlenebilmektedir.

2.4. Çalışan Adaylarına Ait Kişisel Veriler Bakımından
KUTAY’ a işe alım süreçlerinin başlatılabilmesi, yürütülebilmesi, sonlandırılabilmesi ve işe alım süreçlerinin kayda alınması ile işe alım süreç ve prosedürlerinin takibi ve iyileştirilebilmesi,
İş başvuruları ve öz geçmişlerin uygun departman ve birimlere iletilerek işe uygunluğun kontrol edilmesi ve mülakat sürecine geçilebilmesi,
İşe başvuru anında, iş başvurusu sürecinde ve iş başvurusu süresince yapılacak her türlü işlem sırasında sizin, başvurduğunuz görev için yeterli ve gerekli nitelikleri sağlayıp sağlamadığınızın tespiti ve irdelenmesi,
Referanslarınızın aranıp hakkınızda referans alınması,
İş başvuru süreci sonunda yapılan değerlendirme neticesinde tarafınızla irtibata geçilebilmesi,
Daha sonra uygun bir pozisyon açılması halinde, gerekli değerlendirmelerin tekrar yapılmasıyla tarafınızın iş imkanı hakkında bilgilendirilebilmesi,
Şirket içi düzen ve güvenliğin sağlanabilmesi amaçlarıyla kamera ile izleme ve kayıt yapılması amaç ve yöntemleri doğrultusunda çalışan adaylarının özgeçmiş bilgileri, kimlik bilgileri, irtibat bilgileri ve sair kişisel verileri işlenmektedir.

2.5. Çalışanlara Ait Kişisel Veriler Bakımından
Şirket içi düzen ve güvenliğin sağlanabilmesi amacıyla kamera ile görüntüleme ve kayıt yapılması,
Şirket içi haberleşme kanalları ile iş süreçlerinin güvenliğinin ve devamlılığının sağlanabilmesi amacıyla e-mail görüşmelerinin yetkili kişilerce izlenmesi,
Şirket tarafından sağlanan elektronik cihazların, temin amacına uygun şekilde kullanıldığının tespiti ile bunların güvenliğinin sağlanabilmesi amacıyla izlenmesi,
Şirket hatlarının temin amacıyla orantılı şekilde kullanılıp kullanılmadığının kontrolünün sağlanabilmesi,
Şirket tarafından sağlanan taşıtların temin amacına uygun şekilde kullanılıp kullanılmadığının tespiti ile işbu taşıtların güvenliğinin sağlanabilmesi amacıyla araçların konumlarının izlenmesi,
Çalışanlara servis hizmeti sağlanabilmesi için gerekli bilgilerin servis şirketi ile paylaşılması,
Şirket içerisinde iş akışları kapsamında ve ayrıca performans değerlendirmelerinin yapılabilmesi amacıyla ilgili programların kullanılması,
Şirket tarafından sağlanan şirket hattı, taşıt, yemek kartı, kartvizit ve sair araç-gereçlerin sağlanabilmesi için gerekli işlemlerin yapılabilmesi,
İlgili mevzuat ve iş akdi gereği doğmuş olan borç ve yükümlülüklerin yerine getirilebilmesi,
İlgili mevzuat kapsamında kamu kurum ve kuruluşlarına ve yetkili tüm kamu/özel tüzel kişilerine bildirimlerin yapılabilmesi ile denetimlerde gerekli belgelerin sağlanabilmesi amaç ve yöntemleri doğrultusunda kimlik bilgisi, özlük bilgisi, banka hesap bilgisi, iletişim bilgisi, irtibat bilgisi ve sair kişisel verileriniz işlenebilmektedir.

F. KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASINA İLİŞKİN İLKELER
KUTAY, veri sahiplerinin kişisel verilerini, 6698 sayılı KVK Kanunu’nun 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları kapsamında ve işbu Politika’da belirtilmiş amaçlarla sınırlı olarak, KVK Kanunu’nun 8. ve 9. maddelerine uygun olmak suretiyle 3. kişi ve kurumlara aktarabilecektir.
Aktarımda bulunulan kişilerin kapsamı ve veri aktarım amaçları ise;

1. : KUTAY’ e bağlı kurum ve kuruluşları ile iş ortakları
KUTAY, faaliyetlerini yerine getirirken birlikte proje yürütülen, hizmet alınan, ortaklık kurulan kurum ve kuruluşlar ile KUTAY’ in ilişkili şirketleri (ör.Özel sağlık sigortaları, aracı ve asistan firmalar vb.) kurum ve kuruluşlar ile iş ortaklarına faaliyet amaçları ile ilintili ve sınırlı olarak kişisel verileri aktarabilecektir.

2. KUTAY tedarikçi/kiracı/ taşeronları
KUTAY, ticari faaliyetlerini yürütürken şirketin emir ve talimatlarına uygun olarak sözleşme temelli yahut sözleşme olmaksızın münferit olarak şirkete hizmet sunan taraflara, tedarikçilere; KUTAY’ de sözleşme temelli olarak bağımsız bölümlerde ticari faaliyet sürdüren taraflara, kiracılara; KUTAY’ in faaliyetlerini yerine getirirken kullandığı üçüncü kişi, firma ya da kuruluşlara KUTAY’ in tedarikçi, kiracı ve taşeronlardan sağladığı hizmetleri yerine getirmesi amacı ile ilintili ve sınırlı olarak kişisel verileri aktarabilecektir.

3. KUTAY hissedarları
KUTAY hissedarları gerçek kişilere, ilgili mevzuat hükümlerine göre KUTAY’ in ticari faaliyetlerine ilişkin stratejilerin tasarlanması, en üst düzeyde yönetiminin sağlanması ve denetim amaçlarıyla sınırlı olarak kişisel veriler aktarabilecektir.

4. KUTAY yetkilileri
KUTAY yönetim kurulu üyeleri ve diğer yetkili gerçek kişilere ilgili mevzuat hükümlerine göre KUTAY’ in ticari faaliyetlerine ilişkin stratejilerin tasarlanması, en üst düzeyde yönetiminin sağlanması ve denetim amaçlarıyla sınırlı olarak kişisel veriler aktarabilecektir.

5. Hukuken bilgi almaya yetkili kamu kurum ve kuruluşları
İlgili mevzuat hükümlerine göre KUTAY’ den bilgi ve belge almaya yetkili kamu hukuk kurum ve kuruluşlara (Ör. Sosyal Güvenlik Kurumu vb.), ilgili kamu kurum ve kuruluşlarının hukuki yetkisi dâhilinde talep ettiği amaçlarla sınırlı olarak kişisel veriler aktarabilecektir.

6. Hukuken bilgi almaya yetkili özel hukuk tüzel kişileri
İlgili mevzuat hükümlerine göre KUTAY’ den bilgi ve belge almaya yetkili özel hukuk kişilerine ilgili özel hukuk kişilerinin hukuki yetkisi dâhilinde talep ettiği amaçla sınırlı olarak kişisel veriler aktarabilecektir.

G. KİŞİSEL VERİLERİN YURTDIŞINA AKTARILMASI
KUTAY, KVK Kurulu tarafından yeterli korumaya sahip olduğu ilan edilen yabancı ülkelere -“Yeterli Korumaya Sahip Yabancı Ülke”- veya yeterli korumanın bulunmaması durumunda, Türkiye’deki ve ilgili yabancı ülkedeki veri sorumlularının yeterli bir korumayı yazılı olarak taahhüt ettiği ve KVK Kurulu’nun izninin bulunduğu yabancı ülkelere -“Yeterli Korumayı Taahhüt Eden Veri Sorumlusunun Bulunduğu Yabancı Ülke”- kişisel verileri aktarabilmektedir.

KUTAY bu doğrultuda KVK Kanunu’nun 9. Maddesinde öngörülen düzenlemelere uygun hareket etmektedir.
1. Kişisel Verilerin Yurtdışına Aktarılması
KUTAY meşru ve hukuka uygun kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda kişisel veri sahibinin açık rızası var ise veya kişisel veri sahibinin açık rızası yok ise aşağıdaki hallerden birinin varlığı durumunda kişisel verileri yeterli korumaya sahip veya yeterli korumayı taahhüt eden veri sorumlusunun bulunduğu yabancı ülkelere aktarabilmektedir:

Kanunlarda kişisel verinin aktarılacağına ilişkin açık bir düzenleme var ise,
Kişisel veri sahibinin veya başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu ise ve kişisel veri sahibi fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda ise veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmıyorsa;
Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olmak kaydıyla sözleşmenin taraflarına ait kişisel verinin aktarılması gerekli ise,
KUTAY’ in hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi için kişisel veri aktarımı zorunlu ise,
Kişisel veriler, kişisel veri sahibi tarafından alenileştirilmiş ise,
Kişisel veri aktarımı bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu ise,
Kişisel veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, KUTAY’ in meşru menfaatleri için kişisel veri aktarımı zorunlu ise.

2. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Yurtdışına Aktarılması
KUTAY gerekli özeni göstererek, gerekli güvenlik tedbirlerini alarak ve KVK Kurulu tarafından öngörülen yeterli önlemleri alarak; meşru ve hukuka uygun kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda kişisel veri sahibinin özel nitelikli verilerini aşağıdaki durumlarda Yeterli korumaya sahip veya yeterli korumayı taahhüt eden veri sorumlusunun bulunduğu yabancı ülkelere aktarabilmektedir.

Kişisel veri sahibinin açık rızası var ise veya
Kişisel veri sahibinin açık rızası yok ise; o Kişisel veri sahibinin sağlığı ve cinsel hayatı dışındaki özel nitelikli kişisel verileri (ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik verilerdir), kanunlarda öngörülen hallerde,
o Kişisel veri sahibinin sağlığına ve cinsel hayatına ilişkin özel nitelikli kişisel verileri ise ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından işlenmesi kapsamında.
KUTAY’ in elde etmiş olduğu kişisel veriler kural olarak yurtdışı ile paylaşılmamaktadır. Yabancı uyruklu kişilerin, Türk uyruklu olup da yurt dışında yaşayanların veya yabancı ülkede kurulu şirketler aracılığıyla KUTAY’ e gelen kişilerin kişisel verileri ilgili kamu kurumu, sigorta şirketi veya aracı kurum ve kuruluşlar ile paylaşılabilmektedir.

H. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASI
Elde ettiğimiz kişisel veriler, KUTAY’ in ticari faaliyetlerini yerine getirebilmesi amacıyla, uygun süre zarfında fiziksel veya elektronik ortamda güvenli bir şekilde saklanmaktadır.
Söz konusu faaliyetler kapsamında, KUTAY tarafından kişisel verilerin korunmasına ilişkin olarak KVK Kanunu başta olmak üzere, ilgili tüm mevzuatta öngörülen yükümlülüklere uygun hareket edilmektedir.
İlgili mevzuatlar uyarınca, kişisel verilerin daha uzun süre saklanmasına cevaz verilen veya zorunlu tutulan haller müstesna olmak kaydıyla, kişisel verilerin işlenme amaçlarının sona ermesi durumunda, kişisel veriler re’sen KUTAY tarafından veya ilgililerin talebi üzerine silinecek, yok edilecek veya anonim hale getirilecektir.
Kişisel verilerin söz konusu yöntemler vasıtasıyla silinmesi durumunda, bu veriler tekrar hiçbir şekilde kullanılamayacak ve geri getirilemeyecek şekilde imha edilecektir.
Ancak veri sorumlusunun meşru menfaatinin olduğu durumlarda, işlenme amacının ve ilgili kanunlarda belirtilen sürelerin de sona ermesine rağmen veri sahiplerinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla kişisel veriler, Borçlar Kanunu’nda veya KUTAY’ i ilgilendiren sair mevzuatta belirlenen zamanaşımı süreleri dolana kadar saklanabilecektir. Bahsi geçen zamanaşımı süresinin sona ermesinin ardından kişisel veriler silinecek, yok edilecek yahut anonim hale getirilecektir.
Kişisel verilerin silinmesi, kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemi olup kişisel verilerin yok edilmesi ise, kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir. Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir.

I. KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINA İLİŞKİN ALINAN TEDBİRLER
KUTAY, KVK Kanunu’nda belirlenen şartlara uygun olarak, işlemekte olduğu kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek, verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek ve verilerin muhafazasını sağlamak için uygun güvenlik düzeyini sağlamaya yönelik gerekli teknik ve idari tedbirleri almakta, bu kapsamda gerekli denetimleri yapmak veya yaptırmaktadır.
İşlenen kişisel verilerin teknik ve idari tüm tedbirler alınmış olmasına rağmen, kanuni olmayan yollarla üçüncü kişiler tarafından ele geçirilmesi durumunda, KUTAY bu durumu mümkün olan en kısa süre içerisinde ilgili birimlere haber verir.

1. Teknik Tedbirler
Teknolojideki gelişmelere uygun teknik önlemler alınmakta, alınan önlemler periyodik olarak güncellenmekte ve yenilenmektedir.
İş birimi bazında belirlenen hukuksal uyum gerekliliklerine uygun olarak erişim ve yetkilendirme teknik çözümleri devreye alınmaktadır.
Erişim yetkileri sınırlandırılmakta yetkiler düzenli olarak gözden geçirilmektedir.
Alınan teknik önlemler periyodik olarak kontrol edilmekte, risk teşkil eden hususlar yeniden değerlendirilerek gerekli teknolojik çözüm üretilmektedir.
Virüs koruma sistemleri ve güvenlik duvarlarını içeren yazılımlar ve donanımlar kurulmaktadır.
Teknik konularda bilgili personel istihdam edilmekte ve sistem zafiyetlerinin kontrolü sağlanmaktadır.
Kişisel verilerin toplandığı uygulamalardaki güvenlik açıklarını saptamak için düzenli olarak güvenlik taramalarından geçirilmektedir. Bulunan açıkların kapatılması sağlanmaktadır
Kişisel verilerin geri dönüştürülemeyecek ve denetim izi bırakmayacak şekilde yok edilmesi sağlanmaktadır.

2. İdari Tedbirler
Çalışanlar, kişisel verilere hukuka aykırı erişimi engellemek için alınacak teknik tedbirler konusunda eğitilmektedir.
Çalışanlara Hukuk Müşaviri tarafından KVK Kanunu hakkında eğitim verilmektedir.
İş birimi bazında kişisel veri işlenmesi hukuksal uyum gerekliliklerine uygun olarak KUTAY içinde kişisel verilere erişim ve yetkilendirme süreçleri tasarlanmakta ve uygulanmaktadır.
KUTAY, personeli ile arasındaki ilişkiyi düzenleyen ve kişisel veri içeren her türlü belgeye kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesi için KVK Kanunu ile öngörülen yükümlülüklere uygun hareket edilmesi gerektiği, kişisel verilerin ifşa edilmemesi gerektiği, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak kullanılmaması gerektiği ve kişisel verilere ilişkin gizlilik yükümlülüğünün KUTAY ile olan iş akdinin sona ermesinden sonra dahi devam ettiği yönünde kayıtlar eklemiş olup personelin bu yükümlülüklere uymaması iş akdinin feshine varabilecek yaptırımların uygulanmasını gerektirmektedir.
Çalışanlar, öğrendikleri kişisel verileri KVK Kanunu hükümlerine aykırı olarak başkasına açıklayamayacağı ve işleme amacı dışında kullanamayacağı ve bu yükümlülüğün görevden ayrılmalarından sonra da devam edeceği konusunda bilgilendirilmekte ve bu doğrultuda kendilerinden gerekli taahhütler alınmaktadır.
KUTAY tarafından kişisel verilerin hukuka uygun olarak aktarıldığı kişiler ile akdedilen sözleşmelere; kişisel verilerin aktarıldığı kişilerin, kişisel verilerin korunması amacıyla gerekli güvenlik tedbirlerini alacağına ve kendi kuruluşlarında bu tedbirlere uyulmasını sağlayacağına ilişkin hükümler eklenmektedir. KUTAY, işlenen kişisel verilerin hukuka aykırı yollarla başkaları tarafından elde edilmesi hâlinde, bu durumu en kısa sürede ilgilisine ve Kurul’a bildirir.
KUTAY kişisel verilerin işlenmesi hakkında bilgili ve deneyimli personel istihdam eder ve personeline kişisel verilerin korunması mevzuatı ve veri güvenliği kapsamında gerekli eğitimleri verir.
KUTAY, kendi tüzel kişiliği nezdinde Kanun hükümlerinin uygulanmasını sağlamak amacıyla gerekli denetimleri yapar ve yaptırır. Denetimler sonucunda ortaya çıkan gizlilik ve güvenlik zafiyetlerini giderir.
KUTAY, kişisel verileri aktardığı üçüncü şahısların da, işbu Politika ve KVK Kanunu hükümleri doğrultusunda verileri hukuka uygun olarak işleme ve muhafaza etme ve verilere hukuka uygun olarak erişme yükümlülüklerini yerine getirmesinden KVK Kanunu’nun 12. maddesi uyarınca sorumludur. Bu nedenle KUTAY, üçüncü kişilere veri aktarılırken yapılacak sözleşmeler ve her türlü düzenlemede bu şartların sağlanmasını ve kendisine denetim yapma yetkisi verilmesini içeren taahhütler almalıdır. Yine KUTAY tüm personelini kişisel verilerin üçüncü şahıslara aktarılması süreçlerinden doğan sorumluluklar yönünden özel olarak bilgilendirmelidir.

3. Kişisel Verilerin Korunması Konusunda Alınan Tedbirlerin Denetimi:
KVK Kanunu kapsamında KUTAY veri sorumlusu sıfatını haiz olacak olup VERBİS sistemine kayıt olacaktır.
Yönetmelik’in 11inci maddesinin 1inci fıkrasında “Türkiye’de yerleşik olan tüzel kişilerin Kanun kapsamındaki veri sorumlusu yükümlülükleri, ilgili mevzuat hükümlerine göre tüzel kişiliği temsil ve ilzama yetkili yetkili organ veya ilgili mevzuatta belirtilen kişi veya kişiler marifetiyle yerine getirilir. Tüzel kişiliği temsile yetkili organ Kanunun uygulanması bakımından yerine getirilecek yükümlülükler ile ilgili olarak bir veya birden fazla kişiye görevlendirebilir” şeklinde düzenleme yapılmıştır.
Yönetim kurulu tarafından TTK’nın ilgili maddeleri uyarınca sınırları belirlenmiş olarak şirketin yönetim ve temsili verilen kişiler TTK, BK ve TCK kapsamında kendi yetki sınırları dâhilinde gerçekleşen işlem ve eylemlerden sorumludur.
Özellikle kollukta, savcılıklarda, kamu kurumlarında ve mahkemelerde şirketi temsil etme ile ifade vermeye yetkili olarak seçilmişlerdir.
Her bir departmanın Direktörü, departmanlardaki İlgili Kullanıcı’ların Kanun ve Yönetmelik çerçevesinde hazırlanan işbu Politika ve İmha Politikası’na uygun davranıp davranmadığını denetlemek ve Yönetim Kurulu ile İcra Kurulu’na raporlamakla yükümlü olacaktır. Karar alınmasını gerektiren durumlarda Hukuk Müşavirliği’nin görüşü alındıktan Yönetim Kurulu’nun karar almasını müteakip alınan karar uygulamaya konulacaktır.

İ. VERİ SORUMLUSUNUN AYDINLATMA YÜKÜMLÜLÜĞÜ
KUTAY, KVK Kanunu’nun 10. maddesine uygun olarak kişisel veri sahibinin haklarını kendisine bildirmekte, bu hakların nasıl kullanılacağı konusunda kişisel veri sahibine yol göstermektedir. KUTAY, kişisel veri sahiplerinin haklarının değerlendirilmesi ve kişisel veri sahiplerine gereken bilgilendirmenin yapılması için KVK Kanunu’nun 13. maddesine uygun olarak gerekli kanalları, iç işleyişi, idari ve teknik düzenlemeleri yürütmektedir.
KVK Kanunu’nun 10. maddesi kapsamında, veri sahiplerinin, kişisel verilerin elde edilmesinden önce yahut en geç elde edilmesi sırasında aydınlatılması gerekmektedir. Söz konusu aydınlatma yükümlülüğü çerçevesinde veri sahiplerine iletilmesi gereken bilgiler şunlardır:

Veri sorumlusunun ve varsa temsilcisinin kimliği,
Kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği,
İşlenen kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği,
Kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi,
KVK Kanunu’nun 11. maddesinde sayılan diğer haklar.

KUTAY, aydınlatma yükümlülüğünü yerine getirmek amacıyla, süreç ve verileri işlenen kişiler bazında, yukarıda belirtilen KVK Kanunu hükmü kapsamında veri sahiplerine sunulmak üzere aydınlatma beyanları hazırlamıştır.
Aydınlatma beyanlarının veri sahiplerine sunulmasının ardından, KUTAY’ in faaliyetlerini yürütebilmesi için veri sahibinin açık rızasının alınmasını gerektiren veri işleme faaliyetleri ve veri kategorileri için de açık rıza beyanları hazırlanmıştır.
Öte yandan, KVK Kanunu’nun 28/1. maddesi çerçevesinde sayılan durumlarda KUTAY’ in aydınlatma yükümlülüğü bulunmamaktadır.

J. KUTAY’ İN BAŞVURULARA CEVAP VERMESİ
1. KUTAY’ in Başvurulara Cevap Verme Usulü ve Süresi

Kişisel veri sahibinin, usule uygun olarak talebini KUTAY’ e iletmesi durumunda KUTAY talebin niteliğine göre en geç otuz gün içinde ilgili talebi ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır.
Ancak, KVK Kurulunca bir ücret öngörülmesi hâlinde, KUTAY tarafından başvuru sahibinden KVK Kurulunca belirlenen tarifedeki ücret alınacaktır.

2. KUTAY’ in Başvuruda Bulunan Kişisel Veri Sahibinden Talep Edebileceği Bilgiler
KUTAY, başvuruda bulunan kişinin kişisel veri sahibi olup olmadığını tespit etmek adına ilgili kişiden bilgi talep edebilir. Kişisel veri sahibinin başvurusunda yer alan hususları netleştirmek adına, kişisel veri sahibine başvurusu ile ilgili soru yöneltebilir.

3. KUTAY’ in Kişisel Veri Sahibinin Başvurusunu Reddetme Hakkı
KUTAY aşağıda yer alan hallerde başvuruda bulunan kişinin başvurusunu, gerekçesini açıklayarak reddedebilir:
(1) Kişisel verilerin resmi istatistik ile anonim hâle getirilmek suretiyle araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenmesi.
(2) Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini, ekonomik güvenliği, özel hayatın gizliliğini veya kişilik haklarını ihlal etmemek ya da suç teşkil etmemek kaydıyla, sanat, tarih, edebiyat veya bilimsel amaçlarla ya da ifade özgürlüğü kapsamında işlenmesi.
(3) Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini veya ekonomik güvenliği sağlamaya yönelik olarak kanunla görev ve yetki verilmiş kamu kurum ve kuruluşları tarafından yürütülen önleyici, koruyucu ve istihbari faaliyetler kapsamında işlenmesi.
(4) Kişisel verilerin soruşturma, kovuşturma, yargılama veya infaz işlemlerine ilişkin olarak yargı makamları veya infaz mercileri tarafından işlenmesi.
(5) Kişisel veri işlemenin suç işlenmesinin önlenmesi veya suç soruşturması için gerekli olması.
(6) Kişisel veri sahibi tarafından kendisi tarafından alenileştirilmiş kişisel verilerin işlenmesi.
(7) Kişisel veri işlemenin kanunun verdiği yetkiye dayanılarak görevli ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarınca, denetleme veya düzenleme görevlerinin yürütülmesi ile disiplin soruşturma veya kovuşturması için gerekli olması.
(8) Kişisel veri işlemenin bütçe, vergi ve mali konulara ilişkin olarak Devletin ekonomik ve mali çıkarlarının korunması için gerekli olması.
(9) Kişisel veri sahibinin talebinin diğer kişilerin hak ve özgürlüklerini engelleme ihtimali olması
(10) Orantısız çaba gerektiren taleplerde bulunulmuş olması
(11) Talep edilen bilginin kamuya açık bir bilgi olması.

K. KİŞİSEL VERİ SAHİBİNİN HAKLARI
KUTAY’ in faaliyetleri kapsamında işlenen kişisel veriler ile ilgili olarak veri sahibi, KVVK’nın 11. maddesinde ve Yönetmeliğin 10. maddesinde sayılı haklarınız çerçevesinde, KUTAY’ e başvurarak;

Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme,
Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
Kişisel verilerine erişim ve bu verilerini isteme,
Kişisel verilerinin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
Kişisel verilerinin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
KVKK’nın 7. Maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini ve Yönetmeliğin değişik 9. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel sağlık verilerinin silinmesini isteme,
İşbu maddenin (f) ve (g) bentlerinde belirtilen esaslar uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel verilerinin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahiptir.

L. REVİZYON VE YÜRÜRLÜKTEN KALDIRMA
İşbu Politika’nın revizyon edilmesi veya yürürlükten kaldırılması halinde Politika’nın revizyon edilmiş hali veya yeni politika örneği ilgili yerlerde ilan edilecektir.

M. YÜRÜRLÜK
İşbu Politika 01.01.2020 tarihinde yürürlüğe girer.

N. YÜRÜTME
İşbu Politika’nın yürütülmesinden veri sorumlusu ve veri sorumlusunun yükümlülüklerini yerine getirmekle yükümlü olan KUTAY’ in yönetim kurulunun KVK Kanunu ve Veri Koruma Kurulu düzenlemeleri kapsamındaki tüm iş ve işlemlerin takibinden ve koordinasyonundan sorumlu olmak üzere tüm departman Direktörleri sorumludur.

KUTAY MOTORLU ARAÇLAR TURİZM TAŞIMACILIK İNŞAAT AKARYAKIT SANAYİ VE TİCARET ANONİM ŞİRKETİİLETİŞİM BİLGİLERİ

İrtibat Mail Adresi :
Adresi :
Telefon Numarası :
GSM :
İnternet sitesi adresi :